Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych ma charakter informacyjny w celu realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej RODO).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych przedstawiamy informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

  1. Administrator

Administratorem danych osobowych jest Software Camp Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Zana 11a, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym Lublin-Wschód w Świdniku, VI Wydział KRS pod nr 0000464292, NIP 7123279049, REGON 061565789  (dalej: Administrator).

Dane osobowe przechowywane są na serwerze Administratora na terytorium Polski. Administrator nie przekazuje Pana/Pani danych do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Dane mogą być udostępniane dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi Administrator podejmuje współpracę w zakresie niezbędnym do realizacji usług dla klientów, kontaktów biznesowych, działań marketingowych. Odbiorcą danych mogą być w szczególności Urząd Skarbowy, Bank, Kancelaria Prawna, Poczta Polska, firmy kurierskie, firmy windykacyjne. Ponadto dane mogą być przekazywane dostawcom i podwykonawcom usług tj. podmiotom zapewniającym obsługę teleinformatyczną i organizacyjną administratora, biuro rachunkowe, kancelaria prawna, podwykonawcy – takie podmioty przetwarzają dane tylko na podstawie umowy oraz tylko zgodnie z poleceniami.

Na żądanie podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa, Administrator udostępnia dane osobowe organom władzy publicznej.

Pana/Pani dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie otrzymanych od Pana/Pani danych osobowych nie będzie dokonywane profilowanie.

  1. Cele przetwarzania, okres przetwarzania, podstawa prawna

Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w określonych poniżej celach:

  1. CEL: realizacja umowy lub zamówienia

PODSTAWA PRAWNA art. 6 ust. 1 pkt b) i c) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów
W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem a Administratorem, dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia.

W przypadku formularzy elektronicznych umożliwiających rezerwację zasobów Administratora, zapisanie się na konferencję, szkolenie lub inny event organizowany przez Administratora podane dane będą przetwarzane w celu realizacji zamówienia, organizacji eventu oraz w celu kontaktów z Panią/Panem z tym związanych oraz ewentualnych rozliczeń.

  1. CEL: kontakty biznesowe

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO

OKRES PRZETWARZANIA : do dnia wniesienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
Dane kontaktowe wprowadzone do formularza elektronicznego, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub udostępnione w inny sposób mogą być przetwarzane przez Administratora do celu kontaktów biznesowych.
Przedstawiciele Administratora mogą skontaktować się z Panią/Panem w celu przedstawienia oferty, zaproszenia na spotkanie lub szkolenie lub w ramach innych działań marketingowych. Może Pani/Pan otrzymywać informacje dotyczącą usług lub inne informacje mające związek z obszarami działalności Administratora.

W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy z którym współpracuje Administrator, przedstawiciele Administratora mogą także skontaktować się z Panią/Panem, aby uzyskać ofertę, informację lub dokumenty.

Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych.

  1. CEL: newsletter

PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 pkt a) RODO OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z newslettera (cofnięcie zgody)

W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera, Pani/Pana  adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania newsletterów. Newsletter będzie wysyłany do Pani/Pana w celu zapewnienia Pani/Panu dostęp do aktualnych informacji o ofercie Administratora i realizowanych wydarzeniach.  Zwracamy uwagę, na to że niezależnie od zgody na newsletter, administratorzy mogą mieć podstawę do przetwarzania Pani/Pana danych do celu kontaktów biznesowych w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (zgodnie z pkt 2).

  1. CEL: odpowiedź na pytanie

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z uzyskania odpowiedzi (cofnięcie zgody)

W przypadku wypełnienia formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon, portal społecznościowy) wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania. Aby cofnąć zgodę należy wysłać email na adres biuro@softwarecamp.pl o treści: „cofnięcie zgody na przetwarzanie danych”. Ta zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody, ponadto cofnięcie zgody skutkuje brakiem odpowiedzi.

5. CEL: organizacja i promocja szkoleń i konferencji

PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO.

W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu lub w innym wydarzeniu organizowanym przez Administratora podane dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, oraz innym podmiotom związanym z organizacją wydarzenia. Informacja o prelegentach może być ponadto udostępniana publicznie na stronie internetowej, portalach społecznościowych oraz w materiałach promocyjnych i konferencyjnych.

Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, zamówień, realizacja obowiązków oraz promocja poprzez organizację szkoleń, konferencji i innych wydarzeń.

  1. CEL: wykonywanie umowy lub zamówienia pomiędzy Administratorem a innym podmiotem

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

W przypadku wskazania Pani/Pana jako osoby do kontaktów przez pracodawcę lub inny podmiot, Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy lub zamówienia zawartej pomiędzy Administratorem a Pani/Pana pracodawcą lub tym innym podmiotem. Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku obejmowało bieżące kontakty związane z realizacją takiej umowy, sporządzenie i archiwizację dokumentacji z wykonania umowy oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony.

Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest ochrona praw, wykonanie zawartych umów i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.

7. CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust.1 pkt c) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych Administratora.
W przypadku wykonywania umowy lub zamówienia lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na Pani/Pana rzecz jakiekolwiek świadczenie.

8. CEL: potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z  przepisów

Dane wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub w inny sposób udostępnione Administratorowi mogą być przetwarzane w celu archiwizacji informacji lub dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków Administratora oraz do celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Administratorowi. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje oraz sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie Administrator był zobowiązany do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw.
Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.

Podane przez Panią/Pana dane nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich.

  • Konsekwencje niepodania danych

W przypadku formularzy elektronicznych – podanie danych jest dobrowolne, jednak nie podanie danych wskazanych jako obligatoryjne (wymagane) skutkuje brakiem możliwości wysłania formularza i w konsekwencji w zależności od rodzaju formularza brakiem możliwości udziału w szkoleniu, konferencji lub zapisu na newsletter. W przypadku danych zbieranych przez przedstawicieli Administratora w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych – podanie danych jest w pełni dobrowolne i konsekwencją ich nie podania może być brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu w przyszłości. W przypadku danych osób, które są stroną umowy/zamówienia zawartej/-ego z Administratorem – podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy.

  1. Rezygnacja z newslettera

W przypadku wyrażenia zgody na newsletter – zgoda na newsletter jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. W tym celu prosimy postępować według instrukcji zawartych w otrzymywanym newsletterze lub skorzystać z Formularza kontaktowego lub wysłać e-mail z informacją o rezygnacji na adres e-mail: biuro@softwarecamp.pl.  Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody.

  1. Uprawnienia

Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do :

  1. dostępu do danych;
  2. sprostowania danych;
  3. usunięcia danych;
  4. ograniczenia przetwarzania danych;
  5. przenoszenia danych;
  6. sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora);
  7. cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).

Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pan odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.
W celu realizacji Pani/Pana uprawnień, prosimy o kontakt poprzez Formularz kontaktowy znajdujący się na stronie internetowej Administratora w zakładce „Kontakt”.

Ponadto, proszę mieć na uwadze, że :

  • prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
  • prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonanie umowy ;
  • administrator może odmówić usunięcia Pani/Pana danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku  lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • w niektórych przypadkach Administrator może odmówić uwzględnienia Pani/Pana sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnionych podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – takie uprawnienie nie przysługuje Administratorowi gdy dane są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (np. kontaktów marketingowych, kontaktów handlowych).

Od dnia 25 maja 2018 r. w każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego – Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych.