Od czego zależy sukces konferencji czy szkolenia? Od prestiżu organizatora, tematu szkolenia/konferencji, lokalizacji, czy zaproszonych gości? Z pewnością nie jest to tylko jeden czynnik, ale szereg elementów ze sobą powiązanych.
Zacznijmy od początku:
- Wybór miejsca:
Powodzenie szkolenia czy konferencji w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w którym zostanie zorganizowane. Lokalizacja wydarzenia ma duże znaczenie zarówno dla organizatora, jak i dla jego uczestników. Kluczowym elementem jest wygląd i standard miejsca, do którego zapraszamy gości, świadczy to o naszym guście i określa prestiż wydarzenia. Warto zwrócić uwagę na to, czy dojazd będzie wygodny zarówno dla osób podróżujących samochodem, samolotem, jak i tych, którzy korzystają z komunikacji miejskiej oraz, czy w pobliżu znajduje się dostatecznie duża liczba miejsc parkingowych.
- Uniwersalność miejsca:
Niezwykle ważną cechą centrum konferencyjno /szkoleniowego jest jego uniwersalność, czyli możliwość dostosowania sal do swoich potrzeb np. przesuwanie ścian, a co za tym idzie zmiany wielkości i układu sal, ustawienia krzeseł, ekranu multimedialnego, nagłośnienia. Dzięki temu, nawet w przypadku konferencji, podczas której odbywają się równoległe panele dyskusyjne, będzie można zorganizować ją zgodnie z tym jak ją zaplanowaliśmy.
- Wyposażenie sal:
Obecnie standardem jest oferowanie najnowocześniejszego wyposażenia audiowizualnego i zaawansowanych usług multimedialnych. Warto zwrócić uwagę jaki sprzęt dostępny jest w cenie wynajmu sali, a za jaki trzeba będzie dodatkowo zapłacić. Często jest tak, że koszt wynajęcia sali wydaje się atrakcyjny, natomiast po dodaniu wszelkich kosztów dodatkowych związanych z nagłośnieniem i pozostałym sprzętem cena przestaje być konkurencyjna.
- Komfort
Z myślą o efektywności spotkania najlepiej wybrać obiekt konferencyjny, który został stworzony specjalnie w tym celu. W przypadku spotkań o charakterze biznesowym wyjątkowy, nowoczesny design obiektu, czy też możliwość skorzystania z osobnego pomieszczenia dla prelegentów (tzw. VIP roomu) podnoszą rangę wydarzenia i nadają mu większy prestiż. Niezwykle istotna jest oczywiście wygoda gości, na którą wpływa m. in. dostęp do światła dziennego z możliwością całkowitego zaciemnienia sal, komfortowe krzesła dopasowujące się odo kształtu ciała, miejsce do odpoczynku w przerwie spotkania, w którym można skorzystać z bezpłatnego bezprzewodowego dostępu do Internetu i sprawdzić pocztę na swoim laptopie.
- Atmosfera
Niezwykle ważna jest również atmosfera, która panuje w danym miejscu. Tworzy ją przede wszystkim zespół pracujących w nim ludzi i ich indywidualne podejście do każdego klienta. Już wstępne rozmowy telefoniczne i kontakty mailowe pozwalają zorientować się, czy pracownicy obiektu są zorientowani na klienta, elastyczni, chętni do pomocy – czy przeciwnie – po drugiej stronie mamy wrażenie „muru”. Dla organizatora spotkania, którego planowaniu z reguły towarzyszy mniejszy lub większy stres, bardzo istotne jest, aby mógł czuć się komfortowo podczas współpracy, nawet wtedy, gdy dokonuje szeregu zmian „na ostatnią chwilę”. Nie obawiaj się sprawdzać miejsc, z których usług nie korzystałeś wcześniej, Tylko jeżeli jesteś otwarty na nowe rozwiązania, masz szansę znaleźć ciekawe lokalizacje i mile zaskoczyć swoich gości.
Zapraszamy serdecznie! Inkubator Przedsiębiorczości Software Camp to miejsce które w 100% spełnia oczekiwania nawet najbardziej wymagającego klienta. Spełniamy warunki nowoczesnego, komfortowego centrum konferencyjno- szkoleniowego w Lublinie.
